Conciliação de Cartão de Crédito e Débito

A preferência cada vez maior dos consumidores pela utilização dos cartões de crédito e débito como meio de pagamento, e o crescente aumento das vendas mediante a facilidade de pagamento, inclusive no e-commerce, obrigou as empresas do mercado varejista a investir na conciliação (conferência) das transações de venda, afinal, em meio a centenas de transações diárias:

  • Como ter certeza de que os recebimentos estão corretos?
  • Será que a taxa de aluguel dos POS está sendo descontada corretamente?
  • As taxas aplicadas são as mesmas negociadas em contrato?
  • Quantos cancelamentos ocorrem por dia?
  • Quantos chargebacks ocorrem por dia?
  • Quantas transações as operadoras deixaram de repassar?
  • Como comprovarei meus direitos a todos estes recebimentos?

Objetivo

Nosso objetivo é passar a todos os interessados em saber como controlar as transações comerciais realizadas por cartões de crédito e débito, com nossos conhecimentos em anos de trabalhos nestas atividades, detalhando os principais controles necessários, conforme as informações disponíveis por parte das operadoras de cartão.

Outro ponto importante deste informativo é repassar aos comerciantes usuários de cartão de crédito como meios de pagamentos, os riscos de perdas financeiras existentes nestes processos, bem como informar que é possível evitar estas perdas e reduzir custos realizando o controle e a gestão dos recebimentos por meio da conciliação das vendas realizadas nos cartões de crédito e débito.

Conciliação de Cartões: o que é?

Conciliação de cartão se dá pela verificação da operação e seu status, checando se a transação foi paga ou não pela operadora de cartão de crédito, por exemplo. É importante também confrontar com o arquivo gerado pelo sistema de vendas da empresa, para gerar resultados confiáveis e detalhados para cada processo de conciliação.

Atualmente é comum encontrar empresas que investem em grandes equipes para controlar suas vendas, em processos manuais e onerosos. A conciliação automática consegue em tempo recorde apontar as divergências, facilitando a resolução do problema ao destacar apenas as operações que deverão ser checadas.

Arquivos necessários para as conciliações

Normalmente, o controle dos recebimentos referentes às vendas de cartão de crédito e débito, é realizado através da conciliação dos extratos de venda das operadoras com os registros de venda da empresa, sendo que o resultado gerado pelo confronto destes arquivos permite avaliar as pendências e divergências.

No entanto, para ter um controle satisfatório que permita a gestão dos recebimentos, a conciliação deve ser realizada com todas as informações inerentes a uma transação, sendo assim possível conferir cada uma delas, tanto no momento da efetivação da venda, quanto no ciclo final do seu recebimento.

O trabalho detalhado de uma conciliação permite o reconhecimento imediato da transação em divergência, garantindo eficiência e rapidez neste processo de solicitação do ajuste perante as operadoras.

A excelência no resultado de uma conciliação está em identificar diretamente a causa da divergência, quando, como, onde e em qual transação ela ocorreu; dessa forma pode-se trabalhar diretamente na solução deste problema.

Descrevemos abaixo os arquivos necessários para realizar as três etapas das conciliações, que irão garantir o total controle e gestão dos recebimentos das vendas realizadas nos cartões de crédito e débito:

  • Relatório de vendas da empresa: registro das transações de vendas da empresa.
  • Extrato de vendas e pagamentos das operadoras: registro das transações de vendas do dia anterior
  • Extrato de recebimento dos bancos: registra os valores recebidos das operadoras de cartão
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As 3 etapas da Conciliação de Cartão

Etapa 1 – Conciliação de Vendas

A conciliação de vendas consiste em confrontar as informações contidas no sistema de vendas das empresas com o extrato de vendas das operadoras de cartão.

O resultado da conciliação de vendas permite acompanhar todas as transações realizadas no dia anterior, baseando as análises em:

  • Divergência de valores
  • Divergência de datas
  • Vendas canceladas
  • Chargebacks (estornos)

Etapa 2 – Conciliação de Pagamentos

A conciliação de pagamentos consiste em confrontar as informações registradas e projetadas no extrato de vendas das operadoras, com o extrato de pagamentos das próprias operadoras de cartão, evidenciando o recebimento de cada transação projetada.

O resultado da conciliação de Pagamento permite apurar todas as evidências em relação à todos os aspectos acima da conciliação de vendas, além de:

  • Divergências de taxas
  • Antecipações de pagamentos

Etapa 3 – Conciliação bancária ou de recebimentos

A conciliação bancária, ou de recebimento, consiste em confrontar as informações contidas no extrato de pagamento das operadoras de cartão com extrato de recebimento dos bancos.

O resultado da conciliação bancária informa possíveis divergências nos valores recebidos em conta, em relação aos valores informados pelas operadoras nos extratos de pagamento detalhados. Esta conciliação bancária serve para atestar se toda a projeção de recebimentos para aquela data corresponde com os créditos disponibilizados em conta corrente, considerando todos os descontos possíveis e já previstos nas demais conciliações.

Realizar estas etapas de conciliação manualmente requer investimento em recursos humanos, capazes de realizar estas atividades manuais de acordo com a alta demanda de transações de vendas por cartão de crédito, tornando a relação “custo X beneficio” totalmente desfavorável.

No entanto, mediante ao predomínio dos cartões como meio de pagamentos e ao crescente aumento das vendas em função da facilidade do pagamento via cartão, ou mesmo com o crescimento do e-commerce, as conciliações de cartão tornaram-se imprescindíveis para a gestão financeira e principalmente em relação às obrigações fiscais.

Porém, este cenário revela um grave problema que as empresas estão enfrentando atualmente, pois uma empresa sem conciliação de cartão, ou com conciliação manual ineficiente, está exposta a grandes perdas financeiras, conforme verificados nos vários tipos de inconsistências possíveis, tais como divergências de valores, taxas, cancelamentos e principalmente chargebacks.

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