Conciliação de cartão: o que é?

Conciliação de Cartão é um conceito já amplamente empregado no mercado, mas merece um pouco mais da nossa atenção.

Consiste em se verificar se a operação está correta, checando se a transação foi paga ou não pela operadora de cartão de crédito, por exemplo. Confrontar com o arquivo gerado pelo Sistema de Vendas e movimentação bancária da empresa, possibilitando gerar resultados confiáveis e detalhados de cada processo de conciliação de cartão.

A predominância da utilização dos cartões de crédito e débito como meio de pagamento e o crescente aumento das vendas mediante a conveniência, principalmente no e-commerce, levaram as empresas do mercado varejista a investir na conciliação de cartão (conferência), das transações de venda com cartão de crédito ou débito.

Em meio a centenas de transações diárias…

 

  • Como ter a certeza de que os recebimentos estão corretos?
  • Será que o aluguel dos POS está sendo descontado corretamente?
  • As taxas aplicadas são as mesmas negociadas no contrato?
  • Quantos cancelamentos ocorrem por dia?
  • Quantos destes cancelamentos terão ressarcimento?
  • Como identificar o chargeback?
  • Como controlar minhas antecipações de recebimento?
  • Qual será meu Fluxo de Caixa nos próximos meses?


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Todas essas perguntas estão relacionadas diretamente com o tema conciliação de cartão!

Quanto tempo você leva para confirmar estes valores de vendas e pagamentos com as informações de seu sistema de vendas (ou ERP) e com os extratos bancários? Assim que descobre uma diferença de valores, quanto tempo você leva para identificar quando e em quais transações ocorreram às divergências?

Além disto, temos de analisar não só a divergência nos valores de venda, mas também nos lançamentos da Operadoras de cartões, que podem apresentar diferenças entre as taxas negociadas e as aplicadas no repasse, sem falar das antecipações de crédito e respectivas vendas, para que não se perca o controle das finanças.

Todas estes desafios dos negócios exigem a adoção de processos característicos do conceito de Conciliação de Cartão, permitindo o monitoramento constante das vendas em cada uma de suas diferentes condições e meios de pagamento, com o objetivo de consolidar uma única e confiável movimentação financeira, além de oferecer uma visão gerencial da sua empresa em termos de rentabilidade e planejamento.

Com a adoção da conciliação de cartão, é possível reduzir custos e aumentar a eficiência, por meio da revisão de alguns processos:

  • Acesso aos extratos online nos sites das operadoras de cartão
  • Conferência manual dos valores totais por bandeira, junto aos relatórios financeiros
  • Encontrar transações com pendência e o motivo individual de cada divergência

A Conciliação automatizada por exemplo, possibilita receber os arquivos das operadoras e confrontar com o arquivo gerado pelo sistema de Vendas da empresa, gerando informações confiáveis e detalhadas para cada período. Assim você economiza tempo na operação, com resultados na gestão dos recebimentos referentes à recuperação de receita e redução de custos.

 

Perdas financeiras

O percentual de inconsistências nos pagamentos das operadoras de cartão de crédito é proporcional ao aumento de volume das transações de vendas a crédito e débito, sendo que sem um processo de conciliação de cartão os estabelecimentos correm grandes riscos de perdas financeiras. Em muitos casos, as pendências e divergências nos valores recebidos são causadas por transações não reconhecidas pelas operadoras, também devido a aplicação de taxas maiores que as previstas em contrato ou mesmo com custos indevidos na locação dos POS. Sem uma conciliação precisa e detalhada, não é possível identificar as causas dessas divergências.

Controlar o volume de transações canceladas nem sempre é uma tarefa fácil, ainda mais quando se tem um volume considerável de transações.

 

Cancelamento

Nas situações de cancelamento também é necessário uma abordagem diferente; quando o usuário do cartão desiste de uma compra na qual a transação de venda já foi realizada, a operação de cancelamento nem sempre é de conhecimento de todos os envolvidos: usuário do cartão e lojista. Não é incomum as operadoras cancelarem uma transação já recebida e, sem o devido controle destas operações, a empresa não saberá quando e como estes valores serão descontados, nem mesmo a quais vendas se refere.

 

Chargeback

Os cancelamentos decorrentes de fraudes e transações indevidas são reconhecidos como chargeback e necessitam de um controle detalhado para apuração dos reembolsáveis ou perdas efetivas. Mais uma vez, o uso de uma ferramenta para este controle é fundamental para gerar os resultados projetados no planejamento.

Este é um capítulo a parte que merece mais atenção, pois estamos falando do grande vilão das vendas com cartão de crédito, responsável pelos maiores prejuízos neste tipo de transação.

Chargeback é o cancelamento de uma venda feita com cartão de débito ou crédito, que pode acontecer por dois motivos: o não reconhecimento da compra por parte do titular do cartão, ou devido ao fato de a transação eventualmente não obedecer às regulamentações previstas nos contratos, termos, aditivos e manuais editados pelas administradoras. Ou seja, o lojista vende e depois descobre que o valor da venda não será creditado porque a compra foi considerada inválida. Se o valor já tiver sido creditado, ele será imediatamente estornado ou lançado a débito no caso de inexistência de fundos, no momento do lançamento do estorno.

O chargeback é um dos grandes fantasmas para os proprietários de lojas virtuais por exemplo, porque não interessa às administradoras de cartões de crédito fazer qualquer tipo de divulgação sobre o volume de fraudes que ocorrem na utilização de seus cartões, porque isso afugentaria clientes e exporia a fragilidade destes sistemas de cobrança.

A verdade é que nenhuma administradora de cartão de crédito garante transação alguma nas vendas efetuadas pela Internet, ficando a cargo do lojista todos os riscos inerentes à operação e também, é claro, o risco do chargeback. Este posicionamento expõe o vendedor a todo tipo de golpes que vão desde a fraude com cartões de crédito roubados ou clonados, até a má fé de alguns usuários que simplesmente alegam não reconhecer compras legítimas. É um risco de consequências incalculáveis, podendo levar algumas empresas à falência.

Desta forma, é muito importante o controle das vendas e recebimentos perante às operadoras de cartão, pois somente assim estas evidências de chargeback poderão ser levantadas, com a apuração das causas. Quanto mais frequente for esta análise, mas condições de recorrer às operadoras para esclarecimentos ou mesmo para programar-se para eventuais perdas, reduzindo o impacto do não recebimento no fluxo de caixa.

Uma conciliação de cartão automática, permite a empresa tomar conhecimento de todos os chargebacks no momento da transação, detalhando a venda que ocasionou este desconto, com relatórios que possibilitam a análise caso a caso destas ocorrências. Sem uma ferramenta de conciliação automática, ficará difícil este levantamento pois se trata de um trabalho manual minucioso, que dependerá de um grande esforço para atingir seu objetivo. Sistemas parametrizados podem trazer esta informação de forma rápida e detalhada, com todos os detalhes necessários para as devidas decisões a serem tomadas.


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Antecipações

Conciliar as antecipações de crédito manualmente é uma tarefa difícil, tendo em vista as diferenças de taxas, datas e valores. No final das conciliações sempre aparecem divergências e perde-se muito tempo para definir com precisão o que é antecipação e o que é erro de operação.

Sem contar que o controle correto das antecipações garante à empresa a real situação dos seus recebimentos e suas projeções, estratégias importantíssima para a gestão financeiras dos negócios.

Com a conciliação de cartão realizada automaticamente, as divergências são detalhadas no relatório de pendências, informando quais são as transações antecipadas e suas respectivas datas e taxas, permitindo assim a gestão completa de todas as transações.

Os movimentos de vendas de cartão de crédito, projeção das vendas e parcelas a receber bem como os respectivos recebimentos, serão conciliados automaticamente através dos Extratos das Operadoras, permitindo um acompanhamento detalhado destas transações e também realizando a previsão de todos os recebimentos referentes às vendas com cartão de crédito e débito, disponibilizando relatórios de conciliação que possibilitam as análises detalhadas de cada processo, bem como total gestão financeira referente a todas as transações.

A rotina de conciliação de transações via cartão de crédito ou débito exige importação diária dos extratos de venda e pagamento das operadoras, confrontando com os dados do relatório de vendas da empresa. Os layouts para estes arquivos são parametrizados para a leitura e interpretação das informações. Desta forma, um módulo automático de conciliação de cartão vai analisar cada transação, disponibilizando os relatórios com os resultados referentes aos seguintes processos:

 

  • Conciliação de Vendas: consiste em confrontar as informações contidas no Sistema de Vendas da empresa com o extrato de venda das operadoras de cartão. O resultado desta conciliação possibilita a rápida identificação de transações canceladas, chargbacks, divergencias de valores e datas de pagamentos.
  • Conciliação de Pagamentos: consiste em confrontar as informações contidas na projeção do Extrato de Vendas com o extrato de pagamento das operadoras de cartão, evidenciando o recebimento de cada transação registrada. O resultado desta conciliação possibilita a rápida identificação divergências de valores ou datas de pagamentos, antecipações de créditos, taxas negociadas e realizadas, além de todos os descontos aplicados pelas operadoras no momento do pagamento.
  • Conciliação de Recebimentos: consiste em confrontar as informações contidas nos Extratos de Pagamentos das operadoras, com o extrato bancário recebido dos bancos. O resultado desta conciliação possibilita a rápida identificação do montante pago pelas operadoras, evidenciando possíveis divergências de valores.

 

VAN – Alternativas

Para realizar uma conciliação de cartão automática, é necessário solicitar para as operadoras os arquivos específicos como os extratos eletrônicos de vendas e pagamentos (arquivos EDI).

Estes arquivos serão disponibilizados por intermédio de empresas denominadas VAN, que se caracterizam por realizar o tráfego de arquivos eletrônicos de forma rápida e segura. Estes serviços são tarifados por volume transacional e cobrados diretamente do estabelecimento solicitante. Através desta VAN são recepcionados os extratos de vendas e pagamentos de todas as operadoras de cartão, nos modelos distintos para cada operadora e tipo de transação, porém com uma complexidade de informações que tornam inviável a visualização sem um sistema específico para esta leitura.

O serviço de VAN é contratado de empresas especializadas neste seguimento, ou seja, além do tempo que se leva para solicitar os extratos das operadoras, existe também o processo de contratação de uma empresa terceira para transportá-los.

Existem VAN’s integradas que solicitam, trafegam e armazenam os arquivos das operadoras, facilitando ainda mais o processo de conciliação das transações via cartão de crédito e débito, com segurança e quase nenhum custo adicional ao cliente usuário. Geralmente envolvem uma equipe competente de consultores, responsáveis por todos os processos de solicitação, parametrização das transações.


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Conclusões

A complexidade crescente dos mercados e seus c.anais de vendas, somados à multiplicação dos meios de pagamentos, tornou indispensável a implantação de processos integrados com alto grau de automação, para atender as demandas crescentes dos negócios sem o comprometimento dos resultados e rentabilidade financeira.

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